PREAMBULE
Le présent règlement est arrêté et modifié par le conseil d’administration à la majorité simple. Il est consultable au siège et sur le site Internet.
Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association APAMA. En cas de litige, ce sont les dispositions prévues dans les statuts qui prévalent.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association.
Dans ce règlement, le mot « adhérent » ou « membre » désigne un membre cotisant.
TITRE 1 – ADHESION
L’adhésion est valable du 1er août de l’année en cours au 31 juillet de l’année suivante. Matérialisée par une carte individuelle, elle permet l’entrée gratuite aux musées de la ville, expositions et vernissages organisés par ces derniers et la participation payante aux sorties et aux voyages organisés par l’association.
L’association souscrit un contrat d’assurance couvrant ses adhérents pour la partie responsabilité civile lors des sorties organisées par l’association.
Les adhérents sont informés que l’association dispose d’un traitement informatique des informations nominatives les concernant. Ce fichier est nécessaire à la gestion de l’association, notamment la comptabilité. Il est cependant à l’usage exclusif de l’APAMA qui s’engage à ne pas en publier les données.
TITRE 2 – ASSEMBLEE GENERALE, CONSEIL D’ADMINISTRATION
A l’assemblée générale, les membres présents votent à main levée. Toutefois un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou 1/3 des membres présents.
Le conseil d’administration convoque l’assemblée générale par voie électronique ou postale au moins 15 jours avant la date prévue. Un ordre du jour est joint à la convocation. Chaque adhérent peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour au plus tard 8 jours avant, le conseil restant libre de retenir ou non la proposition.
Toutes les décisions prises par le conseil d’administration se font à main levée en réunion sauf si au moins 1/3 des membres du CA présents ou représentés demande un vote à bulletin secret.
Un ordre du jour et un compte-rendu sont établis pour chaque réunion et restent internes au conseil.
TITRE 4 – CONFERENCES
Les conférences sont ouvertes aux adhérents à un prix réduit, mais également aux non-adhérents à plein tarif.
Elles ne sont pas remboursables.
Les bénévoles actifs dans l’organisation des conférences y assistent gratuitement.
TITRE 5 – VISITES ET VOYAGES
Le programme est fixé d’une année sur l’autre. Les inscriptions sont enregistrées par ordre d’arrivée, dès réception du règlement au cours des permanences, le cachet de la poste ou la date d’enregistrement sur le site internet faisant foi pour les autres.
Chaque adhérent ne peut acheter qu’une place en cas d’adhésion simple ou deux en cas d’adhésion de couple.
Les visites
Chaque visite est organisée pour un nombre de participants maximum. Au-delà de cette limite, les inscrits seront placés sur une liste d’attente et avertis. Si le nombre d’inscrits s’avère suffisant, une deuxième visite pourra être programmée.
Le bénévole désirant participer à une sortie ne pourra le faire que dans la limite des places disponibles.
Pour toute annulation de la part d’un inscrit :
Pour toute annulation de visite plus de 1 mois avant la date de la manifestation, l’APAMA s’engage à vous rembourser, avec une retenue de 15 € pour les sorties en car. Si l’annulation intervient à moins de 1 mois, sans remplacement par une personne de notre liste d’attente, nous ne pourrons vous rembourser.
Les conférences ne sont pas remboursables.
Les sorties peuvent faire l’objet d’un covoiturage ou d’un transport en car. En cas de covoiturage, le chauffeur pourra demander auprès des personnes transportées une participation basée sur le barème Mappy ou via Michelin.
Toutes les sorties sont encadrées par un responsable de sortie éventuellement aidé d’un membre bénévole de l’association. Ces accompagnants peuvent modifier le programme en fonction des circonstances climatiques ou autres, sans contestation possible.
L’accompagnant bénévole volontaire pour organiser la visite et encadrer un groupe sera remboursé des frais qu’il aura engagés et ne paie pas la visite. Les frais de déplacement sont remboursés sur la base du barème fiscal.
Les voyages
Comme pour les visites, les voyages sont programmés d’une année sur l’autre. Le principe est le même en ce qui concerne le nombre maximum de participants, la liste d’attente, la possibilité de dédoublement du voyage.
L’inscription se fait au siège de l’Association aux heures de permanences et non sur le site. Elle est acquise dès versement d’un acompte.
Pour tout désistement, il est obligatoire d’en avertir l’Association par écrit laquelle ne peut en aucun cas être tenue au remboursement total ou partiel des sommes déjà versées, ce problème devant être traité personnellement par l’adhérent avec le voyagiste, son organisme bancaire ou toute assurance qu’il aura pu souscrire. En revanche, l’association s’efforcera de trouver un remplaçant pour le mettre en rapport avec l’adhérent.
Rôle du responsable-accompagnateur volontaire APAMA
- Décider du programme avec l’agence et négocier des devis
- Gérer les inscriptions, les annulations etc.
- Vérifier que le programme acheté auprès de l’agence est bien respecté
- Veiller au bien-être et au confort des participants
- Assurer le lien entre le guide, l’accompagnateur et le groupe
- Être disponible en permanence pour gérer tout imprévu concernant les participants.
En cas de gratuité offerte par l’agence à l’association, l’accompagnateur APAMA bénéficie d’une remise de 50% maximum sur le coût du voyage en contrepartie de sa mission et des frais qu’il aura engagés. Il sera vérifié que cette remise ne procure pas au responsable accompagnateur bénévole un avantage indu et à ce titre il sera vérifié qu’il reste à sa charge une somme correspondant au coût des nuitées et des repas dont il se serait acquitté en toute hypothèse s’il n’avait pas participé au voyage.
Règlement intérieur établi le
La Présidente
